Met de jaren verzamelt een adresboek in het mailprogramma allerlei contacten die niet meer relevant zijn: een adres dat maar één keer nodig was, een contact van jaren geleden, of dubbele vermeldingen van dezelfde persoon met net iets andere gegevens. Al deze overbodige contacten maken het lastiger om snel de juiste persoon te vinden.
Een goede manier om te beginnen is het adresboek op naam te sorteren en rustig van boven naar beneden door te lopen. Contacten die duidelijk niet meer worden gebruikt, of waarvan je je afvraagt wie het eigenlijk is, kunnen vrijwel altijd zonder probleem worden verwijderd.
Dubbele contacten samenvoegen
Dubbele contacten zijn vaak lastiger te herkennen, omdat de naam soms net iets anders is gespeld of er een extra gegeven bij een van de twee vermeldingen ontbreekt. Door de gegevens van zulke dubbele contacten samen te voegen tot één volledig contact, blijft alle informatie behouden zonder dat het adresboek onnodig groeit.
Het is ook zinvol om regelmatig te kijken of contactgegevens nog wel kloppen, vooral bij mensen waarmee al lang niet meer is gemaild. Verouderde gegevens kunnen later voor verwarring zorgen, bijvoorbeeld wanneer een bericht per ongeluk naar een oud adres wordt gestuurd in plaats van het juiste.
Een opgeruimd adresboek maakt het versturen van een bericht een stuk sneller, omdat de juiste naam direct naar voren komt zodra je begint te typen. Deze kleine investering in orde levert dagelijks tijdwinst op, zeker voor wie regelmatig met veel verschillende contacten mailt.
Het loont bovendien om deze opruimronde niet als eenmalige klus te zien, maar als iets wat af en toe terugkeert, bijvoorbeeld telkens wanneer het jaar wisselt. Zo blijft het adresboek over een langere periode overzichtelijk, in plaats van dat het na een tijdje opnieuw langzaam dichtslibt met contacten die niemand meer nodig heeft.
Een vaste, terugkerende gewoonte werkt hierbij beter dan één grote opruiming die vervolgens jarenlang niet wordt herhaald, want kleine, regelmatige controles kosten telkens maar weinig tijd en voorkomen dat het probleem ooit weer helemaal uit de hand loopt.
