En fil som bara heter "dokument" eller "bild" är nästan omöjlig att hitta igen, när det har gått ett halvår eller mer. Problemet märks sällan samma dag som filen sparas, utan först långt senare, när man desperat söker efter något man vet finns någonstans på datorn men inte längre minns vad det hette. Ett bra filnamn löser det problemet innan det ens uppstår.
Ett användbart namn beskriver innehållet kort och tydligt, gärna med några ord som man själv skulle använda vid en sökning. Istället för ett namn som bara upprepar ett slumpmässigt nummer från kameran, skriv vad filen faktiskt handlar om: vilket ärende, vilken person eller vilket tillfälle den hör till. Då blir det lättare att känna igen filen bland många andra liknande filer.
Håll en enhetlig ordning över tid
Det lönar sig att bestämma en enkel modell för hur namnen ska byggas upp, och sedan hålla fast vid den. Många väljer att börja med ämnet och därefter lägga till en kort beskrivning, så att liknande filer hamnar nära varandra i en lista som sorteras efter namn. En sådan ordning gör det lättare att bläddra sig fram även utan att söka aktivt efter något särskilt.
Undvik långa och krångliga namn med massor av tecken som gör dem svåra att läsa på en rad. Korta, tydliga ord fungerar bättre än hela meningar, och det är lättare att komma ihåg ett kort namn nästa gång man ska leta efter samma sorts fil. Byt gärna ut oklara förkortningar mot hela ord, så att namnet fortfarande går att förstå långt senare.
Ta för vana att döpa om en fil så fort den sparas första gången, i stället för att skjuta upp det till senare, för det tillfället kommer sällan av sig själv. Med lite övning tar det bara några sekunder extra, och belöningen kommer varje gång man snabbt hittar precis den fil man letar efter, även flera år efter att den sparades första gången.
